Для бесперебойной работы системы пожарной безопасности, на предприятии создают комплекс противопожарных мероприятий, а их выполнение отмечают в специальных документах: приказах, инструкциях, документах по обучению, журналах и технической документации.
Документация по пожарной безопасности разрабатывается сотрудником, ответственным за пожарную безопасность на основании Правил противопожарного режима. Руководитель утверждает весь пакет документов приказом, каждый сотрудник должен быть ознакомлен с ними под личную подпись.
Приказы по пожарной безопасности: приказ о порядке проведения противопожарных инструктажей; документ о порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и в конце рабочего дня; документ о порядке осмотра и закрытия помещений; документ о порядке уборки горючих отходов и пыли; документ об определении и оборудовании мест для курения.
В инструкциях по пожарной безопасности фиксируются обязанности сотрудников по пожарной безопасности и их действия при пожаре. Разрабатываются в отношении каждого объекта — здание, территория, отдельное помещение и прочее. Для складских и производственных строений требуются отдельные инструкции. Инструкции включают в себя мероприятия по обеспечению пожарной безопасности; расположение места для курения и проезда пожарных машин; обязанности и действия персонала при пожаре; по эксплуатации противопожарного водопровода.
Документы по обучению сотрудников: программы вводного и первичного противопожарных инструктажей; программы пожарно-технического минимума; перечень вопросов для проверки знаний; планами и графиками обучения, проверки знаний и противопожарных тренировок; протоколы проверки знаний; удостоверения о прохождении пожарно-технического минимума.
Журналы учета инструктажа по пожарной безопасности: для регистрации вводного противопожарного инструктажа; для регистрации противопожарных инструктажей; учета первичных средств пожаротушения; технического осмотра огнетушителей; проверки производственных и вспомогательных помещений по окончании рабочего дня; учета пожарных кранов; проверки пожарных гидрантов, заборных устройств в водоемах, пожарных насосов и щитов.
Журнал учета огнетушителей для осмотра и обновления огнетушителей: параметры огнетушителя — марка, номер, дата введения в эксплуатацию, место установки, дата проведения осмотра; Ф.И.О. и подпись ответственного лица, должность, замечания о состоянии и т.д.
Техническая документация: планы эвакуации при пожаре; таблички с указанием эвакуационных выходов и телефонов пожарной охраны, мест размещения огнетушителей; регламенты технического обслуживания систем пожарной автоматики, оповещения о пожаре, огнетушителей; сертификаты на материалы и вещества, которые используют в производстве; эксплуатационные паспорта огнетушителей; графики и акты проверки сопротивления заземляющих приборов; наряды-допуски на выполнение огневых работ.
